Erfolgreicher Ablauf eines SAP-BW^TM Projektes

Einführung von SAP^TM-Business-Warehouse Projekten 

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Verfasser
Lutz Ressmann

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Keywords

SAP-BW-Projekt, Business-Warehouse, Data-Warehouse, erfolgreicher Ablauf, Kennzahlen

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Aktualisierung: 07.03.2010

© 2003-2008

Was bedeutet Data-Warehouse und SAP-BW?

Ein Data Warehouse (DWH) ist ein System zur zentralen Bereitstellung von Unternehmens-Informationen für Kontroll- und Entscheidungsprozesse.

Ein DWH ist

• themenorientiert - Aufbereitung entscheidungsrelevanter Themen

• integriert - Daten aus unterschiedlichen Anwendungen

• dauerhaft - stellt historische, zeitkonsistente Daten zur Verfügung

• auf die Beantwortung betriebswirtschaftlicher Fragen konzentriert

• für den einfachen und schnellen Zugriff auf Informationen konzentriert

SAP BW steht für das DWH der SAP AG und bedeutet "Business Information Warehouse". Es ist:

• eine durchgängige DWH-Lösung nach neuestem Stand der Technologie,

• die Funktionen der Datenextraktion, zum Daten-Management und zur Daten-Präsentation bereitstellt und

• einen einfachen und schnellen Zugriff auf Daten von SAP-Systemen sowie anderen Plattformen bereitstellt

Benötigte Fähigkeiten für ein SAP-BW-Projekt

Betriebswirtschaftliche Beratung und Mitarbeit:

• Je nach Auswertungszweck und Fachbereich, z.B. Controlling-Infosystem, Kennzahlen für das Rechnungswesen, Balanced-Scorecard, Vertriebsinfosystem usw.

• Gutes betriebswirtschaftliches Verständnis der Thematik

Fachliche Beratung und Mitarbeit:

• Zusammenhang zwischen den benötigten Auswertungen und der Datenbasis verstehen

• Kenntnisse in der Datenmodellierung

• Kenntnisse der passenden R/3-Module sowie eventuell auch anderer Plattformen

SAP BW Basis und Programmierung:

• Es bestehen Ähnlichkeiten zu SAP R/3, es gibt jedoch auch Neues. Die Lade-Jobs zu kontrollieren ist aufwendig, Datenharmonisierung und Regeln erfordern ABAP-Kenntnisse. D.h., ohne Entwickler kommt man auch hier nicht aus!

Benötigte Informationen aus der Fachabteilung:

• Anzahl der operativen Systeme (Datenquellen), da bei unterschiedlichen Datenstrukturen die Extraktion und die Datenmodellierung pro Quellsystem gemacht werden muß

• Auswertungszweck und -Feld, wie Produktion, Vertrieb oder Rechnungswesen

• Art der Informationen und Darstellung

• Scope: Soll "nur" ein BW eingeführt werden oder ist auch die Beratung bei der Konzeption der Anforderungen gefragt?

• Vorstellungen über Kosten und Termine, damit das Pilotsystem entsprechend skaliert werden kann.

Effizienzfaktoren eines SAP-BW Projektes

• Schnelle und verläßliche Management-Entscheidungen

• Unterstützung auf Management-Ebene und internes Projekt-Marketing

• Definition eines einheitlichen und abgestimmten Kennzahlenkataloges unter Einbezug von Kollegen und Management

• Kleine "High-Performance-Teams" mit kleinen und überschaubaren Informations-/Arbeitspaketen ("Quick Hits")

• Qualifikation des BW-Teams ("Skill-Mix")

• Anwender mit Prozeß- und Datenkenntnissen gehören ins Team

• Für Transfer ins Produktivsystem sowie QS- und Testaktivitäten sind ausreichende Zeitreserven einzuplanen

• Wünschenswert: Nur geringfügige Modifikationen im R/3 sowie ein stabiles R/3-Umfeld

Erfahrungen aus SAP-BW Projekten

• Verwendung des Business Content leistet einen entscheidenden Beitrag zur Projektbeschleunigung und Ergebnisqualität

• Anzahl der Datenquellen möglichst klein halten, da die Administration der Job-Abläufe arbeitsaufwendig ist

• Hardwareaufbau sowie HW-/SW-Infrastruktur nicht unterschätzen

• Der Business-Explorer ist für die erste Phase ausreichend, die Reportinganforderungen werden aber steigen ("Appetit kommt beim Essen")

• Datenqualität im Quellsysstem, Reengenering R/3 notwendig?

• BW-Projekte weisen spezielle Merkmale auf (im Gegensatz zu anderen SAP-Projekten). Expertenwissen ist hier besonders ausschlaggebend.

• Definieren Sie realistische, machbare und kurzfristig erreichbare Meilensteine für Ihre BW-Einführung: "Think big -Start small!"

Aufwand und Kosten (SAP BW Data Mart)

• Projektdauer ca. 3 - 6 Monate (Anforderungsanalyse und Definition 10 %, Datendesign und Datenbeschaffung 25 %, Customizing und Realisierung 20 %, Reporting 15 %, Evaluierung, Test und Schulung 25 %, Betriebs- und Berechtigungskonzept 5 %)

• Ein durchschnittliches SAP-BW Projekt benötigt ca.  80 - 100 Tage Consulting-Aufwand

• Im allgemeinen 2 - 3 Berater mit unterschiedlichen Schwerpunkten (Applikation und Basis)

• Kosten: Hardware 100 TEUR, Consulting 125 TEUR

Empfehlung einer zyklischen Vorgehensweise beim Aufbau eines SAP-BW

• Evaluierung & Machbarkeit

• Blueprint

• Pilot-Implementation

• GoLive & Support

• Planung & Strategie: Konzept für Roll-Out und weitere Planung

• Roll-Out

Phasen eines SAP-BW Projektes

Phase 1 - Definition der Anforderungen:

Hier sind insbesondere folgende Fragen zu beantworten:

• Was soll ausgewertet werden? (Datenhaushalt)

• Wie soll ausgewertet werden? (Datenmodellierung)

An dieser Stelle sind vor allem Kenntnisse aus dem Controlling gefragt, von Fragen der Konsolidierung bis hin zu Kennzahlen aus der Supply-Chain. Zum Ermitteln strategischer Ziele und Durchführen von Workshops sollten methodische aus auch DWH-Kenntnisse vorhanden sein. Die Anforderungen sollten priorisiert und in einem Phasenmodell umgesetzt werden.

Phase 2 - Pilotsystem

• Architektur des BW

• Abgleich zwischen Anforderungen und Business Content

• Konzept mit Priorisierung und Phasenzuordnung

• Aktivierung des ausgelieferten Business Content, ggfs. mit Erweiterungen

• Datenextraktion aus den beteiligten Systemen

Hier sind Kenntnisse in Datenmodellierung sowie den betroffenen R/3-Modulen gefragt.

Phase 3a - Globales System

• Erweiterung der Pilotanwendung über den Business Content hinaus um zusätzliche Funktionalitäten

• Aufnahme weiterer Standorte

• bei gleichzeitiger Nutzung der vorhandenen Extraktionsmechanismen

Phase 3 b - Komplettsystem

• Erweiterung der Extraktionsmechanismen

• Vervollständigung der Funktionalitäten

Erstellung eines Kennzahlen-Kataloges

• Geschäftsfelder für SAP BW identifizieren (z.B. Vertrieb, Einkauf, Produktion, Materialwirtschaft, Controlling)

• Pro Geschäftsfeld die Anwendungsbereiche für SAP-BW festlegen (z.B. Umsatz pro Region / Kunde für Vertrieb oder Kunden-Ergebnisrechnung für Controlling)

• Pro Anwendungsbereich die Kennzahlen identifizieren

• Pro Kennzahl einen "Kennzahlen-Steckbrief" erstellen:

  • Beschreibung und Definition der Kennzahl

  • Was wird gesteuert, was soll mit der Kennzahl erreicht werden?

  • Welche Versionen werden geführt (Plan, Ist, Forecast, usw.)?

  • Welche Zielgruppen arbeiten mit dieser Kennzahl?

  • Aus welchen Informationsquellen kommen die Kennzahlwerte?

Kennzahlen (unternehmensweit einheitlich):

• Basiskennzahlen

• Berechnete Kennzahlen (mit Formeln)

Merkmale (unternehmensweit einheitlich):

• Bewegungsdatum

• Stammdaten (zeitabhängig, zeitunabhängig)

• Beschreibende Attribute der Merkmale

• Anzeige- oder Navigationsattribute

• Hierarchien

• Texte

Aktivitäten eines SAP-BW Projektes

• Projektplanung und -koordination (inklusive QS- und Statusmeetings)

• Architekur und Planung (Grobkonzeption)

• Technische Infrastruktur (Entwicklung und Produktion)

• Feinkonzept (Business Blueprint)

• Initiales Prototyping (Stammdatenprototyping) inklusive Datenbeschaffung und Transformation

• Iteratives Prototyping (Bewegungsdaten) inklusive Datenbeschaffung und Transformation)

• Integrationstest und Anwenderschulung

• Betriebsplanung und Produktivsetzung

• Roll-Out und Grobplanung weiterer Projekte

Projekteinzelschritte als Basis für die Terminierung eines SAP-BW Projektes (Data Mart - Beispiel)

1. Projektinitialisierung:

Ziele:

• Gemeinsames Projektverständnis

• Rollen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten

• Organisatorisches Umfeld klären (z.B. Dokumentations-Standards, QS, Infrastruktur, usw.)

• Grobplanung festzurren, Ressourcenverfügbarkeiten sicherstellen, ...

Aktivitäten:

• Erarbeiten und Vereinbaren der Projektspielregeln

• Vorbereitung und Durchführung des Kick-Off-Meetings

2. Strategie:

Ziel:

• Grobkonzeption der Vorgehensweise

Aktivitäten:

• Anforderungsanalyse und Priorisierung

• Grober Abgleich mit dem Business Content

• Definition beteiligter Standorte / Unternehmensteile

• Festlegung der Implementationsstandards und des Einführungsumfangs für die Pilotanwendung

• Vorbereitung und Durchführung des Kick-Off-Meetings

3. Architektur und Planung:

Ziel:

• Erarbeitung des Fachkonzepts

Aktivitäten:

• Detaillierung der Anforderungen

• Bedarfsanalyse für Reporting, Kennzahlen, Rechenregeln und Layoutstrukturen

• Ermittlung der Datenverfügbarkeit und -konsistenz in den Quellsystemen

• Auswertungsbereiche konzipieren (Datenmodell)

• Technologie und Betriebsführungskonzepte

• LA-Sitzung zur Genehmigung der Konzeption

4. Prototyping und Realisierung:

Ziele:

• Parametrisierung und Customizing

• Spezifikation von Extraktions- und Konvertierungsmechanismen sowie des Reportings

• Vorbereitung Integrationstest und Produktivsetzung

Aktivitäten:

• Anpassung Infocubes / Datenmodell

• Daten-Extraktion, -Transformation, -Harmonisierung

• Customizing und Entwicklung von Reports

• Erarbeitung von Rollen / Berechtigungskonzept

• LA-Sitzung zur Genehmigung des Prototypen

5. Integrationstest / Schulung:

Ziele:

• Test der Gesamtfunktionalität

• Produktivstartvorbereitung

Aktivitäten:

• Erstellen eines Testplans

• Durchführen der Testszenarien

• Dokumentation der Testergebnisse

• Durchführung von Aktivitäten, die sich aus den Tests ergeben

• Erstellung eines Produktivsetzungsplans

• Vorbereitung und Durchführung von Schulungen

6. Inbetriebnahme:

Ziele:

• Aktivierung der Auswertungsbereiche

• Aufnahme des Produktivbetriebs

Aktivitäten:

• Überprüfung des Fertigstellungsgrades

• Abarbeitung des Produktivsetzungsplans

• Validierung des produktiven Systems

• Freigabe

• Anlaufbetreuung des produktiven Systems

7. Nachbereitung Pilot-Phase:

Ziele:

• Review des Einführungsprojektes und Prototypen

• Projektplanung für die Folgephase

Aktivitäten:

• Abarbeitung "Lessons Learned"

• Überprüfung Phasenzuordnung der Anforderungen

• Erstellen der Projektplanung Phase 2 - n

• LA-Sitzung zur Genehmigung von Folgeprojekten

Ich wünsche Ihnen für die Zukunft alles Glück und viel Erfolg! Wenn Sie der Meinung sind, daß ich Ihnen helfen kann, so lassen Sie es mich wissen.

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